בימינו, חברות ועסקים רבים משתמשים בשירותים מבוססי ענן כדי לייעל את העבודה, לשפר את התקשורת ולהגביר את היעילות. שני הפתרונות המובילים בתחום זה הם Google Workspace ו-Microsoft 365. במאמר זה נסביר מונחים חשובים מעולם הרישיונות בענן, כיצד מתבצע החיבור לשירותים אלה ומהן הפעולות הבסיסיות שאנו מספקים.
מה זה רישוי ומנוי בענן?
מונחים בסיסיים:
- מנוי (Subscription): המוצר הכולל שנרכש, כלומר התוכנית או החבילה העסקית שמגדירה לאיזה שירותים בענן יש גישה (כגון Business Starter או Business Standard ב-Google Workspace, או Business Basic/Standard ב-Microsoft 365). המנוי קובע את היקף הפתרון: אילו כלים מקבלים, נפח אחסון כולל, אפשרויות אבטחה, תכונות מתקדמות ועוד.
- רישיון (License): היחידה המאפשרת להקצות את המנוי למשתמש ספציפי. אם המנוי הוא ה”חבילה” הבסיסית, הרישיון הוא ה”משבצת” שתתאים למשתמש מסוים. לדוגמה, אם רכשתם מנוי של 10 רישיונות Business Starter ב-Google Workspace, המשמעות היא שניתן לחבר עד 10 משתמשים במקביל למנוי הזה.
- משתמש (User): הישות במערכת המייצגת עובד או גורם בארגון. למשתמש יש זהות ייחודית (שם משתמש וסיסמה), והוא זה שיקבל בפועל גישה לכלים ולשירותים של המנוי באמצעות רישיון שהוקצה לו.
- תיבת מיל (Mailbox): רכיב במערכת הדואר האלקטרוני (Gmail ב-Google Workspace או Exchange Online ב-Microsoft 365) המשויך למשתמש ספציפי. בתיבת המייל נשמרים הודעות האימייל, אנשי הקשר, היומן ופריטים נוספים הקשורים לתקשורת הארגונית של המשתמש.
סוגי מנויים ב-Google Workspace (נכון למועד כתיבת מאמר זה):
- Business Starter:
כולל Gmail עסקי עם הדומיין שלכם, Google Drive לניהול ואחסון קבצים, Google Docs/Sheets/Slides לעריכה משותפת של מסמכים, Google Meet לפגישות וידאו, Google Calendar לניהול פגישות ואירועים, וכלי אבטחה בסיסיים.
נפח האחסון: 30GB לכל משתמש, חושב כמאגר משותף (30GB × מספר המשתמשים = סך האחסון הזמין לארגון).
- Business Standard:
כולל את כל מה שב-Business Starter, ובנוסף: נפח אחסון גדול יותר (2TB למשתמש, משותף לארגון), אפשרות הקלטת פגישות ב-Google Meet, וכלים מתקדמים יותר לשיתוף ועריכת תוכן בארגון.
- Business Plus:
כולל את כל מה שב-Business Standard, ובנוסף: 5TB למשתמש (משותף לארגון), יכולות אבטחה מתקדמות יותר (כגון ניהול מכשירים מרכזי), ושיפור אפשרויות ניהול המשתמשים והמידע.
- Enterprise:
כולל את כל מה שב-Business Plus, ובנוסף: נפח אחסון של 10TB ומעלה למשתמש (בהתאם לתוכנית), יכולות אבטחה וציות (compliance) מתקדמות במיוחד, תמיכה משופרת, כלי אנליטיקה (כגון BigQuery), ושירותי התאמה אישית לעסקים גדולים.
סוגי מנויים ב-Microsoft 365 (נכון למועד כתיבת מאמר זה):
- Business Basic: יישומי Office בגרסת Web (Word, Excel, PowerPoint), Outlook, Teams, OneDrive (1TB למשתמש), ושירותי ענן נוספים לניהול ותיאום.
- Business Standard: כל מה שב-Basic, בתוספת יישומי Office מלאים למחשב (Desktop) ולמובייל.
- Business Premium: כל מה שב-Standard, בתוספת כלי אבטחה וניהול מתקדמים (כגון Intune ו-Azure Information Protection).
- Enterprise (E3, E5): התאמה לארגונים גדולים, אבטחה מתקדמת, ניהול נתונים רחב ופתרונות ניתוח מידע מתקדמים.
הבדלים במדיניות הביטול בין Google ל-Microsoft:
Microsoft 365:
- מנויים גמישים: החזר מלא בתוך 7 ימים מרכישה. לאחר מכן אין החזר, אך ניתן להפסיק בסוף תקופת החיוב.
- מנויים שנתיים: אינם ניתנים לביטול (או כפופים לקנסות) לפני תום התקופה.
Google Workspace:
- מנויים גמישים: ניתן לבטל בכל עת ללא התחייבות. לא יינתן החזר על התקופה שכבר שולמה, אך לא תחויבו בהמשך.
- מנויים שנתיים: אינם ניתנים לביטול לפני תום התקופה (או בתנאים מגבילים).
מה זה טננט (Tenant) במיקרוסופט?
טננט הוא סביבת ענן פרטית לארגון, המכילה את המשתמשים, הדומיינים והשירותים שלו. כך נשמרת הפרדה מלאה בין נתוני לקוחות שונים.
מפיץ ומשווק – מה ההבדל?
- מפיץ (Distributor): קונה רישיונות מהספקים (Google/Microsoft) במחירי סיטונאות.
- משווק (Reseller): רוכש מהמ Distributor או ישירות מהספק, מוכר ללקוח הקצה ומספק ערך מוסף – התקנות, הגדרות, תמיכה. אין לו גישה למידע הפרטי או לקבצי המשתמשים; הגישה מוגבלת להיבטי ניהול ותמיכה טכנית בהתאם להרשאות.
חיבור החשבון שלך לפלטפורמה
המשווק או המפיץ מסייעים באימות הדומיין, בהגדרות התחלתיות, בבחירת התוכנית הנכונה, ובמתן גישה לכלים ולתכונות שבחרת.
הבדלים בין הפעלת משתמש, הפעלת חשבון והפעלת שירות מייל
- הפעלת משתמש: יצירת פרופיל משתמש בסיסי במערכת.
- הפעלת חשבון: הקצאת רישיון מתאים למשתמש לצורך גישה לשירותים וכלים רלוונטיים.
- הפעלת שירות מייל: הגדרת הדומיין ושרתי הדוא”ל (Gmail ב-Google Workspace / Exchange Online ב-Microsoft 365) כך שהמשתמש יוכל לשלוח ולקבל מיילים.
מה אנחנו מספקים במסגרת השירות?
- התקנה והגדרה: חיבור דומיינים, יצירת חשבונות, הקצאת רישיונות, יצירה וניהול משתמשים.
- תמיכה טכנית: פתרון תקלות, מענה לשאלות והתאמות לפי צורכי הלקוח ובהתאם לתנאי השירות.
- הדרכה: לימוד משתמשים כיצד למצות את הפונקציונליות הזמינה. (בתיאום מראש)
- תחזוקה ושדרוגים: עדכונים שוטפים, טיפול באבטחה ושיפור מתמיד.
- התאמה אישית: התאמת הפתרונות לצרכי הארגון באופן ספציפי.
עלויות ואפשרויות רכישה
השירות ניתן במחירים זהים או טובים יותר מאלה שמציעות Google ו-Microsoft ישירות, ובכך אתם נהנים מתמיכה בעברית, שירות מקיף והדרכה צמודה – בלי לשלם יותר, ובמקרים רבים אף פחות.
לסיכום:
הבנת סוגי המנויים, מדיניות הביטול, טננט, מפיץ ומשווק, והתהליך להפעלת משתמש, חשבון ושירות מייל חיונית לבחירת הפתרון המתאים לעסק שלכם. אנו כאן כדי ללוות אתכם בכל שלב – מהבחירה הראשונית, דרך ההתקנה והתמיכה השוטפת, ועד להדרכה והתאמות אישיות, והכל במחירים תחרותיים.
לפרטים נוספים אודות שירותים אלו ניתן לפנות למחלקת המכירות של אוקטופוס – sales@octopuscs.com